La comunicación interna, un instrumento esencial 2.0

La comunicación interna de toda institución ha alterado los hábitos organizativos, principalmente en su vertiente más semántica, pues asentarse sobre la base de la existencia de un departamento de organización interna es un planteamiento ya retrasado por no hablar de un concepto ya inserto en la comunicación en sí.

La comunicación interna se ha vertido, en muchas nuevas agrupaciones e instituciones, en la web social pues ésta pone el énfasis en la colaboración y crea un contexto de oportunidades abundantes para la participación. Los servicios de redes sociales son actualmente muy populares y aumentan de forma exponencial el número de marcas y de usuarios, según los informes de destacadas consultoras e instituciones (Forrester, Gartner, Fundación Telefónica, Observatorio Nacional de las telecomunicaciones y de la SI, etc.). En 2011 el 64% de los andaluces tenía acceso a Internet y a su vez el 54,5% de internautas ya utilizaba algún servicio de redes sociales según estudios de la Fundación Telefónica (Fundación Telefónica 2012: 102). Incluso localizando en Andalucía los datos, 3,4 millones de ciudadanos tienen acceso a redes sociales, es decir casi la mitad del electorado andaluz.

Sin embargo, la existencia de un porcentaje importante que no posee el conocimiento o no utiliza estas redes sociales como instrumentalización que implica necesariamente un cambio como nueva concepción de la organización, hace que se instaure igualmente una estructura provisional interna que realice la función de soporte en tanto flujos internos de comunicación así como el correcto funcionamiento de la estructura y recabar toda la información externa en relación a la organización entre otras acciones.

La Comunicación interna podemos entenderla como proceso que implica a todos los miembros de la organización política haciéndoles partícipe de las acciones globales, tomando como objeto la mejora de las actividades y funciones, así como fortalecer la estructura, mediante la motivación de sus miembros. Especificando más, podemos señalar la denominación de Horacio Andrade (Andrade 2005:17)

Conjunto de actividades efectuadas por la organización para la creación y mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros, a través del uso de diferentes medios de comunicación que los mantengan informados, integrados y motivados para contribuir con su trabajo al logro de los objetivos organizacionales.

Tras estas definiciones expresadas es fácil comprender que se trata de una herramienta funcional cuyo cometido está en articular, coordinar, mantener un clima sosegado para que la percepción de la institución sea positiva, y que los miembros de la organización se sientan motivados, valorados y cohesionados. El efecto de crear este clima de bienestar y cohesión entre los simpatizantes y los empleados, articula una mayor efectividad en mensajes proyectados entre la institución. Esto origina un término que desarrollaremos en otro post.

No obstante, podemos incluso confirmar que las estrategias destinadas a la comunicación externa de una institución, no podrán desarrollarse hasta que no esté configurada la estructura interna correctamente. El equilibrio se rompe en cualquier situación de crisis interna o cuando imperan intereses personales. Como señala Martín Martín ( Martín 2010:252):

En todo momento la Dirección de Comunicación o la Agencia-consultora, como enlace, gestor y editor, deben tener en cuenta que cuanto mayor, más clara, rápida y veraz la información interna y externa se difunda sobre la empresa o institución, mejores resultados se obtendrán.

HERRAMIENTAS

Frente a las interacciones que se emplazan en un contexto físico, social y temporal de forma inmediata, las relaciones a través de las redes sociales 2.0 establecen interacciones en un entorno virtual. El contexto físico y social se extrapola a este ciberespacio. El aspecto temporal se puede establecer de forma sincrónica o asincrónica, según el tiempo de respuesta.

La introducción de la dimensión que otorga la comunicación 2.0 a través de las redes sociales a los hábitos de comunicación interna constituye una nueva forma de participación que provoca una mayor ligereza en relación al trabajo que supone la organización por parte de militantes y simpatizantes. Esta forma de participación online establece un previo a las reuniones e incluso se debaten y cuestionan asuntos de máxima prioridad, como la actualidad más importante a la hora de proyectar mediante la comunicación externa. Peña López (www.ictlogy.net: 2011) en su blog comenta:

Los medios sociales hacen más eficaz y eficiente la acción colectiva, ya sea para hacer una reivindicación ciudadana ya sea para compartir recetas de cocina. Las Tecnologías de la Información y la Comunicación son eso y no más: hacen más eficiente (menos recursos en infraestructuras y tiempo para el mismo fin) y más eficaz (conseguir más objetivos) todo lo relacionado con informar e informarse y todo lo relacionado con comunicarse unos con otros. Y eso es, en esencia, el ejercicio de la ciudadanía y la base de una buena democracia.

Destacamos, por tanto, los términos eficiencia y eficacia, así como el término de democracia que surge por primera vez en relación a la comunicación interna. El grupo de trabajo pasa de caracterizarse de representativa a participativa, pues las redes sociales extraen y erradican costes de cualquier naturaleza a la hora de participar en toda decisión ya que no hay desplazamiento ni documentación física que no podamos solventar mediante la virtualidad compartida.

El proceso institucional en relación a la comunicación intragrupal se desarrolla en canales prefijados y consensuados para elaborar todo el trabajo de organización o comunicación como son las herramientas de las redes sociales, este es el caso de  Facebook y Google Drive.

Utilizaremos un estudio analítico del portal cultural Dosdoce.com (Rojas, Ricoy, Celaya:2010), que mediante una infografía nos enumera información detallada en relación a diversas redes. Respecto a Facebook, en cuestión de Comunicación interna, desarrolla: “Su potencial depende de la implicación que se logre con los empleados. Buena opción para eventos, actividades y novedades de la empresa.” En relación a la misma cuestión pero caracterizando a Twitter, aunque por inutilización en la comunicación interna y su gran parecido a Facebook, en tanto a la forma de trabajar internamente podemos observar en la información analizada: “Se pueden sustituir mails, llamadas o incluso reuniones inter-departamentales por tweet. Implica transparencia y accesibilidad.

Sin duda esta red social, Facebook, favorece el clima de actuación, así como el fomento de la colaboración y la mejora del sentimiento de cohesión y pertenencia que entra en relación con la estrategia de Employer Branding que anteriormente especificamos. Igualmente modifica el modelo clásico de comunicación interna, pues los hábitos se potencian debido al fuerte incremento del uso de las NTIC, por tanto observamos unas consecuencias cualitativas en torno al tratamiento de la información que se genera así como la dinamización de discusiones elaboradas de temas relacionados con el discurso institucional. En relación a esta disertación Manuel Castells (Castells 2011: 177) afirma, en tanto a instaurar un protocolo de comunicación, que:

La constitución de un hipertexto digital en red formado por contenidos multidireccionales de todo tipo y basados en patrones de conexión interactivos de todo el mundo con todo el mundo induce una cultura común: la cultura de la coproducción del contenido que se consume, independientemente del contenido específico

En relación a la herramienta Google Drive, podemos concretar que actualmente conforma una gran serie de herramientas ofimáticas donde se puede editar en tiempo real en grupo, así como administrar quién accede a los documentos. Esto hace que en tanto a la organización de documentación interna sea una herramienta útil y válida pues implica una forma de participar más dinámica y fácil en relación a los componentes de un equipo.

Podemos confirmar que ambas redes son muy útiles a la hora de generar vínculos entre las personas que pertenecen al mismo equipo de trabajo por su dinamismo y funcionalismo, haciendo hincapié en la participación y en la comunicación horizontal.

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ANOTACIÓN PARA CITAR ESTE ARTÍCULO:

ROMERO RUIZ DE CASTRO, Jaime (2012) La comunicación en el proceso de Institucionalización de un partido político incipiente. Caso Equo Sevilla. Facultad de Comunicación. Universidad de Sevilla.

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CASTELLS, Manuel (2011) Comunicación y Poder. Editorial Alianza. Madrid 2011.

MARTÍN MARTÍN, Fernando (2010): Comunicación empresarial (corporativa) e institucional. Editorial Universitas. Madrid

ANDRADE, Horacio (2005) Comunicación organizacional interna. Proceso, disciplina y técnica. Editorial Netbiblo. A Coruña

Fundación Telefónica (2012): La sociedad de la información en España 2011. Consultada el 16 de Abril de 2012, en http://elibros.fundacion.telefonica.com/sie11/aplicacion_sie.html p102. Editorial Ariel. Madrid.+

Rojas, María Jesus, Ricoy, Toñi y Celaya, Javier. (2010) Chuleta de redes sociales. Véase http://www.dosdoce.com/articulo/estudios/3562/chuleta-de-las-redes-sociales-en-espana/ Consultada el 13 de Junio de 2012.

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